Delo od doma- organizacija sebe in psihološke pasti

O delu od doma-organizaciji sebe in psiholoških pasteh smo si med 6 in 15. aprilom 2020 ogledali online izobraževanja Blaža Kosa iz AgileLeanLife.

Trenutna situacija epidemije korona virusa je marsikoga izmed nas prisilila v delo od doma. Blaž Kos nam je preko portala Doctrina pripravil online izobraževanja s koristnimi napotki kako čim bolj učinkovito delati od doma.

Blaž Kos

Predavatelj Blaž Kos je več kot 12 let sodeloval pri so-ustvarjanju slovenskega start-up ekosistema in je med drugim so ustanovitelj Zavoda Ypsilon. Sedaj svetuje podjetjem vseh velikosti pri strategijah rasti, optimizaciji poslovnih procesov in digitalizaciji poslovanja. Prav tako izvaja individualne in skupinske management coachinge s področja razvoja vodstvenih in drugih mehkih veščin.

Nov način dela od nas zahteva velike prilagoditve in lahko vzame kar nekaj časa, da se prilagodimo na delo od doma. Pri tem je izjemnega pomena, da se znamo organizirati tako, da dosežemo čim večjo raven produktivnosti in smo ob tem hkrati še zadovoljni. Ključni pogoji za doseganje učinkovitosti pri delu od doma so ustrezna tehnološka infrastruktura (dovolj hiter prenosni računalnik in internetna povezava), primerno urejen prostor za delo, ki je ločen od drugih aktivnosti in časoven urnik, ki je enak strukturi dneva, kot če bi hodili v službo. Pomembna je tudi proaktivna organizacija časa, kar najlažje dosežemo tako, da dvakrat na dan delamo po 2 uri v čistem miru brez prekinitev. Zapišimo si 2 do 3 večji stvari, ki jih bomo naredili v danem dnevu in vedno se najprej lotimo najzahtevnejše naloge. Da ohranimo produktivnost pri delu moramo omejiti glavne motilce pri delu, hkrati pa ne smemo pozabiti tudi na redne odmore med delom.  

Eden izmed velikih izzivov pri delu od doma je vidnost pri delu od doma, zato moramo s šefom jasno skomunicirati kaj pričakuje od nas in s kakšnimi nalogami se bomo ukvarjali. Šefa redno obveščajmo o našem napredku, tako da napišemo dnevno ali tedensko poročilo o opravljenem delu, prosimo ga za povratno informacijo ter predlagajmo redne sestanke z njim in celotnim timom.

V drugem sklopu izobraževanj smo se seznanili z glavnimi psihološkimi pastmi s katerimi se soočimo pri delu od doma in kako jih odpravimo. Glavni izziv v katerem smo se znašli je izolacija in izogibanje socialnim stikom, zato je naša naloga, da proaktivno pristopimo k temu, da ohranjamo socialne stike, kolikor je mogoče v živo, sicer pa online. Drugi problem dela od doma je izgorelost, katero lahko sproži tudi zaskrbljenost in občutek negotovosti trenutne situacije. Izgorelosti se lahko izognemo z dovolj spanca, redno telovadbo, meditacijo, rednimi odmori med delom, da si postavimo meje pri količini dela in da postavimo jasne meje med delom in zasebnim časom. Pri delu od doma se lahko soočamo tudi z odlašanjem. V primeru akutnega odlašanja postopamo tako, da se najprej lotimo lažjih nalog, naslednji dan pa zagrabimo za težje naloge. Pri kroničnem odlašanju, ko se odlašanje dela pojavlja iz dneva v dan, pa je potrebno ugotoviti kje je vir kroničnega odlašanju in začeti to odpravljati. Učinkovita strategija, da smo pri delu bolj produktivni in čim maj odlašamo je, da imamo dnevne sestanke z nadrejenim in da redno pripravljamo poročila o opravljenem delu.

V tretjem sklopu izobraževanj smo pridobili koristne nasvete in smernice kako učinkovito voditi ekipo na daljavo. Ključno je vodenje sestankov in da je vodenje sestankov preko video konferenc čim bolj učinkovito, je pomembno, da se obravnava čim manj različnih tem, priporočljivo je tudi deljenje ekrana ter sprotno zapisovanje sklepov.

Pomembna naloga vsakega vodje je, da gradi zaupanje v ekipi, kar je v trenutni situaciji še večjega pomena. Mehanizmi kako graditi to zaupanje so, da vodja jasno komunicira svoje namene, izkaže zanimanje za vsakega člana, obvešča o vseh ključnih zadevah, ki se dogajajo, daje konstruktiven ''feedback'' in ''coaching'', hkrati pa je radikalno iskren. Vsak vodja mora tako sebe kot tudi podrejene priučiti kako si pravilno postavljati prioritete in ena najbolj znanih metodologij je Eisenhower-jeva matrika, kjer naloge delimo na nujne in pomembne. To orodje nam pomaga ločiti pomembne stvari od manj pomembnih in na ta način sprostiti čas in doseči tisto, kar je v resnici pomembno. 

 

Natalija Virant (BusinessClass04)